Gérer sa vidéothèque avec Apple Works 6.

Création des champs...

Après avoir choisi l'option "Base de données" dans la fenêtre de création d'un nouveau document, une boite de dialogue intitulée "Définir les champs" s'offre à vous. Les champs correspondront aux différentes rubriques dans lesquels vous entrerez les informations à propos de vos films.

Je vous propose donc de créer ces rubriques :

- Titre (Type = Texte)
- Durée (Type = Texte)
- Acteurs (Type = Texte)
- Réalisateur (Type = Texte)
- Public (Type = Liste)
- Commentaire (Type = Texte)
- Genre (Type = Liste)
- DVD/Vidéo (Type = Cercles d'option)
- Bonus (Type = Texte)

Comme vous pouvez le constater, la base de donnée que nous allons réaliser permettrat également de gérér l'inventaire des DVD (faut faire avec son temps...). Bien entendu, vous pouvez modifier à loisir les champs pour les adapter au mieux à votre vidéothèque.
Si les champs de texte correspondent à des zones de saisie de texte simple,les champs de type liste et cercles d'options mérite que l'on y prette un peu plus attention.

Les champs de type 'Liste'

Dans la réalisation de notre base de donnée, nous allons utiliser plusieurs type de champs. Le champ de type liste permet lors de la saisie d'avoir un accès rapide à différents choix, sous la forme d'une liste. Ceci permet de gagner du temps, mais aussi d'uniformiser la saisie pour rendre les recherches plus efficaces.
Pour utiliser des champ de type liste, commencer par sélectionner le champ dans la boite de dialogue "Définir les champs", puis cliquez sur le bouton "Options".
Dans notre cas, nous allons commencer par éditer le champ du Genre. Après avoir cliqué sur "Options", une boite de dialogue apparait.
Pour constituer la liste des genres, commencer par saisir une valeur (Ex = Aventure), puis cliquez sur "Créer". La valeur que vous aurez saisi ira rejoindre la liste intitulée "Eléments de contrôle".
Saisissez un à un tout les éléments de la liste, puis cliquez sur OK.
Un conseil : il est préférable de classer les éléments de la liste par ordre alphabétique, pour cela, vous pouvez cliquer sur les éléments, et les faire glisser pour les mettre dans l'ordre...

Pour vous aider, voici un exemple de liste de genre possible :

Aventure
Action
Catastrophe
Comique
Espionnage
Historique
Policier
Science-Fiction
Société
Suspense
Western

Vous pouvez maintenant cliquez sur OK. La deuxième "Liste" à éditer était celle du "Public". Procédez de la même facon, entrez une liste du type :

Adultes
Enfant
Tous

Le champ de type "Liste" présente un avantage par rapport au champ de type "Menu local", c'est qu'il reste éditable lors de la saisie. En effet, en prenant l'exemple précédent : rien n'empèche de sélectionner "Adulte", puis de rajouter après : "(int -12 ans)".

Les champs de type 'Cercles d'options'

Ce type de champ est très utile lors de la saisie pour faire un choix entre quelques options (en général entre 2 et 4).

Nous utiliserons ce champ pour les choix qui définiront si le film est un DVD, ou une vidéo. Pour cela, cliquez sur le champ "DVD/Vidéo" que vous avez crée, puis cliquez sur "Options".
Vous accédez à une fenêtre qui vous permet de définir les "Eléments de contrôle", c'est à dire les différents choix qu'offrira votre champ. Saisissez une à une les 2 étiquettes d'éléments "Vidéo", puis "DVD", puis cliquez sur OK.

Ce champ se présentera sous la forme de 2 choix précédés par un petit cercle, vous pourrez cliquer sur l'un, ou sur l'autre.

Maintenant que vous avez défini les différents champs que vous utiliserez, cliquez sur Fin.

Mettre en page sa base de données

Une base de donnée faite pour gérer votre vidéothèque se doit d'être agréable à consulter. C'est pourquoi nous allons la mettre en page...

Avant tout, nous allons trouver un fond à nos fiches... Puisque nous avons ici déidé de gérer une vidéothèque, le thème est tout trouvé : le cinéma !
Pas besoin de passer des heures dans photoshop, Apple a mis par le biais de son logiciel iMovie, une image qui nous convient parfaitement : le clap de la séquence de présentation...
Une petite capture d'écran, et le tour est joué ! Et comme j'ai pensé à vous, vous pouvez télécharger l'image du clap ici. C'est pas beau ca ?

On récupère donc l'image, et on la place donc en arrière plan après avoir été dans la section "Modèle" du menu du même nom...
Reste à personnaliser les fiches. Pour cela, je vous conseille d'utiliser 2 teintes de gris différentes pour le texte des champs, et les titres de chaque rubriques.
En ce qui concerne le titre du film (il faut que ca se voit, c'est le plus important), mettez le en gras, en gros et en blanc...
Vous n'avez donc plus qu'à placer les différents champs, pour vous aider, vous pouvez prendre exemple sur l'image ci-dessous !

Création d'un Listing

Votre base de donnée est à présent très agréable à consulter sur votre ordinateur, mais certains peuvent également souhaiter pouvoir avoir accès à une version papier...
Vous vous en doutez, il serait hors de question d'imprimer toutes les fiches avec le clap...
C'est pourquoi nous allon créer un nouveau modèle qui s'appellera : "Listing".

Pour cela, cliquez sur "Nouveau modèle" dans le menu "Modèle". Vous accédez à une fenêtre dans laquelle vous devez saisir le nom du modèle (en l'occurence "Listing"), puis le type de ce modèle, choisissez "Colonnes".
Ensuite, c'est une boite de dialogue intitulée "Ordre des champs" qui s'offre à vous. C'est ici que vous allez définir les données qui seront présentes sur votre listing...
Je vous laisse donc choisir, et voilà, le tour est joué, vous obtenez un listing rien que pour vous !

Ajout de multimedia...

Dernier petit fignolage possible pour votre vidéothèque : l'ajout de fichiers multimédias...
Pour cela, nous allons créer un nouveau champs ("Modèle" > "Définir les champs...") on appelera ce champs "Images", et on lui attribuera le type : "Multimedia".

Vous pourrez ensuite, via la fonction "Insérer" du menu "Fichier" ajouter images, et même séquences QuickTime pour agrémenter vos fiches...

Le mot de la fin...

Voilà, nous avons crée en ensemble une base de donnée qui s'avérera très utile si vous souhaitez gérer correctement l'inventaire de vos films. De plus, cet article m'aura permis de vous faire découvrir les différentes fonctions de bases du logiciel de base de données d'Apple Works afin que vous puissiez en créer vous même pour d'autres besoins.

Enfin, pour pouvoir utiliser la base de donnée que je viens de vous décrire, je vous propose également d'en télécharger le fichier ici.