À l’instar de l’application Notes, Rappels est souvent sous-estimée par les utilisateurs de produits d’Apple. Il se trouve que c’est une application simple, mais très puissante. Faisons le tour des fonctionnalités principales, parfois méconnues.
Comme beaucoup, je n’utilisais pas vraiment les applications Notes et Rappels. Au départ, ces applications étaient très limitées dans leurs fonctionnalités. C’est pour cela que j’avais choisi Evernote et Wunderlist à l’époque. En effet, étant un utilisateur de longue date, j’avais sélectionné des applications plus performantes il y a des années et depuis je n’ai pas revisité les applications fournies par Apple.
Notes et Rappels : deux applications devenues surpuissantes.
Même si j’aime beaucoup Bear et Things, que j’utilise actuellement pour la gestion de mes notes et tâches, j'admets que si je devais faire un choix aujourd’hui, je regarderais avec attention ce que propose Apple. À tel point que je conseillerais Notes et Rappels si on me demandait mon avis pour un utilisateur classique.
Qu’est-ce qu’un rappel ?
Il est facile de confondre un rappel (ou tâche) avec, par exemple, un élément à mettre dans l’agenda. Pour ma part, je mets en rappel quelque chose que je dois me rappeler et/ou que je dois faire. À sa création, il est possible d’associer un rappel avec une date et un horaire précis, voire un lieu géographique (à la maison ou au travail par exemple). Rappels vous permet de regrouper les tâches ensemble dans des listes.
Pour chaque tâche, il est possible d’ajouter une note, une URL, une date et heure, des tags, une priorité, un lieu, une image. Vous pouvez associer des sous-tâches à une tâche particulièrement complexe à effectuer.
On peut critiquer le manque de place dans la partie notes limitée à 4000 caractères. Surtout, le texte est difficilement lisible car il a peu d’espace de lecture : il faut utiliser l’ascenseur au-delà de cinq lignes.
Déclenchement multicritères
Une des fonctionnalités des rappels est l’envoi d’une notification quand vous devez les faire. Le plus simple, c’est d’ajouter une date et une heure, et votre iPhone vous enverra une notification concernant ce rappel au moment choisi. Il est cependant possible d’utiliser beaucoup d’autres critères.
Par exemple, je peux me faire un rappel pour faire le plein d’essence de ma voiture (eh oui, j’ai encore une vieille voiture, désolé Didier). Pour cela, je peux créer un rappel qui se déclenche toutes les deux semaines quand j'arrive près d’une grande surface.
Autre possibilité : déclencher un rappel au moment de l’envoi d’un message. Ainsi, quand j’envoie un message à une personne, Rappels m’enverra une notification associée à une tâche.
Sélection multiple
Première petite astuce : sur iOS/iPadOS, il est possible de sélectionner plusieurs tâches avec un seul geste. Pour cela, il faut glisser avec deux doigts pour sélectionner plusieurs tâches. Après la sélection, si vous cochez une tâche, toutes les autres tâches seront cochées. C’est un geste qui fonctionne aussi avec Mail pour sélectionner plusieurs messages, ainsi que Notes et d’autres applications.
Vue Kanban
Par défaut, Rappels a une vue par liste. C’est-à-dire que les tâches sont les unes en dessous des autres, séparées éventuellement par une section. Il est cependant possible de changer la vue pour une vue sous forme de colonnes. C'est aussi appelée vue Kanban.
À gauche la vue sous forme de listes, à droite la vue sous forme de colonnes.
Pour cela, il faut aller dans Présentation > Sous forme de colonnes. Dans cette vue, ce qui était une section dans la vue sous forme de liste devient une colonne. De même, ajouter une section devient ajouter une colonne.
Organiser ses rappels
Il existe beaucoup d’éléments vous permettant d’organiser au mieux vos tâches. Vous pouvez créer une liste de tâches ainsi qu'un groupe qui permet d’associer plusieurs listes de tâches ensemble, un peu comme un dossier.
Vous pouvez aussi épingler une liste de tâches pour qu'elle apparaisse en bonne place dans une partie dédiée.
Un outil très pratique est le tag. C'est un mot-clé qui a l’avantage de pouvoir être associé à plusieurs tâches, et une tâche peut avoir plusieurs tags. Pour créer un tag, il suffit de cliquer sur le dièse. Vous pouvez créer autant de tags que vous voulez. Cela vous permettra par la suite de regrouper les tâches plus facilement si vous les avez bien déclarées avec les bons tags.
Les tags peuvent être utilisés pour catégoriser. Par exemple, on peut gérer les films et séries à voir comme des tâches. Et associer un tag série ou film aux tâches associées. Mais on peut aller plus loin en associant aussi un tag Netflix ou AppleTV pour indiquer sur quelle plateforme le film ou la série est disponible. Il est alors possible de créer une liste intelligente pour m’afficher tous les films à voir sur Netflix par exemple.
Une liste intelligente permet de regrouper toutes les tâches avec certain(s) tag(s) ou drapeau(x), ou avec une date spécifique (par exemple, les tâches à faire cette semaine, tâches à faire aujourd’hui, etc.).
À la création d’une liste, il suffit d’indiquer que le type de liste est liste intelligente, choisir son icône et choisir les filtres. Voici des exemples concrets pour vous rendre compte de la puissance de ces listes intelligentes. On peut créer une liste pour tous les rappels en retard. Pour cela, il faut choisir comme filtre Date, mettre aujourd’hui et cocher Inclure les rappels en retard.
Il arrive parfois qu’on crée un rappel rapidement sans les renseigner complètement. Vous pouvez alors créer une liste intelligente qui regroupe les rappels sans tag, ni drapeau, ni priorité, ni date.
Il est très facile de se perdre avec toutes les fonctionnalités. Par exemple, il n'est pas évident de faire la différence entre une liste, un groupe, un tag, un drapeau ou encore une priorité. Si c’est votre cas, je vous conseille de commencer en trouvant un système le plus simple possible. Peut-être qu’à l’utilisation, vous vous rendrez compte de l’utilité pour vous de ces outils. Pour ma part, je n’utilise ni les drapeaux, ni les priorités. À vous de trouver ce qui fonctionne dans votre utilisation quotidienne.
Liste de course
Une utilisation classique des rappels est la gestion de liste de courses. Il se trouve que Rappels a un type de liste spécifique pour cela. À la création de la liste, il suffit d’indiquer que le type de liste est Courses.
Vous pouvez alors ajouter des rappels qui seront traités comme des articles. Ils seront regroupés par catégories comme Surgelés, Épices ou encore Fruits et légumes. Il est possible de transformer une liste en liste de courses après coup, il suffit de changer son type en touchant sur iOS/iPadOS le bouton … .
Partager une liste
Évidemment, l’une des fonctionnalités intéressantes pour une liste de courses est de pouvoir la partager avec quelqu’un d’autre. Pour cela, il suffit de cliquer sur l’icône d’une personne. Vous pourrez alors partager votre liste de courses, par exemple, par message.
La personne avec qui vous aurez partagé la liste pourra alors ajouter ou cocher des articles. Sachez que le partage de liste fonctionne aussi pour tout type de liste, pas uniquement pour les listes de courses.
Lien avec Calendrier
L'avantage d’Apple est son écosystème qui est généralement bien pensé. C’est le cas avec les rappels. Ceux pour lesquels une date est associée se retrouveront dans le calendrier à la date sélectionnée.
Dans Calendrier, vous pouvez alors cliquer sur la tâche pour l’ouvrir dans l’application Rappels. Il est possible de cocher la tâche directement dans Calendrier. De même, vous pouvez créer une tâche dans Calendrier : celle-ci apparaîtra alors dans les deux applications.
Modèle de liste
Rappels vous permet de créer un modèle de liste, pour les cas où vous avez souvent un ensemble de rappels qui revient périodiquement. Pour ma part, c’est le cas pour une liste d’affaires à préparer pour un voyage. J’ai créé une liste puis je l’ai enregistrée comme modèle en touchant le bouton … sur iOS. Sur Mac, il faut aller dans le menu Fichier > Enregistrer comme modèle...
Une fois le modèle créé, vous pouvez supprimer la liste. La prochaine fois que vous partez en voyage, il suffit de créer une liste à partir du modèle Vous y trouverez toutes les tâches présentes lors de sa création.
Et vous, quelle fonctionnalité de Rappels adorez-vous ?
